blog


Поговорим о наболевшем?

марта 2020 
0 комментарий  


Поговорим о наболевшем?

Сроки и бюджет автоматизации бизнеса

Один из самых болезненных вопросов для собственников бизнеса, предприятия которых находятся на стадии автоматизации и переживают переломный момент модернизации бизнеса - это вопрос сроков и бюджета. 

Предпроектная работа на предприятии определяет список задач и дает возможность составить смету внедрения. Заказчик принимает условия и рассчитывает на договорные сроки и суммы. К примеру, внедрение CRM системы занимает ориентировочно 1-2 месяца. Бюджет данного проекта составит 5-10 тыс. долл. Если говорить о ERP системе, то сроки и суммы будут иными - от 6 месяцев на внедрение, с бюджетом 20-50 тыс. долл. Но в большинстве случаев ход работы меняется, что приводит к затягиванию сроков - с 1-2 до 6 месяцев и с полугода до 1-1,5 года, и соответственно бюджет увеличивается с 5-10 до 8-20 тыс. долл., бюджет на ERP с 20-50 до 25-100 тыс. долл., то есть в общей сложности значения растут в 1,5 - 2 раза. 

Назревает логичное негодование заказчика, которое вытекает в список претензий к исполнителю и пересмотру договорных условий. Давайте разберемся в данной ситуации. 

Почему так происходит и как это исправить?

Начнем с самой распространенной причины недоразумений - это тот же список задач, который был составлен в начале работ и послужил основой для расчета сметы. Зачастую на предпроектном этапе заказчик не до конца может определить все свои цели и только в ходе внедрения понимает, что необходимо автоматизировать дополнительные процессы и снять с сотрудников лишний “механически” труд. Это означает, что договорной перечень работ увеличивается, следовательно, пропорционально начинают расти сроки и суммы. Подобные ситуации возникают в 99% случаев. Это говорит о том, что в данных случаях техническое задание описывает лишь основные цели проекта, допуская погрешности в виде дополнительных подпунктов. Для того, чтобы ТЗ не увеличивалось вместе с ходом работ необходимо оперативно выявить и описать дополнительные задачи. Определить степень важности в данном проекте и рассчитать дополнительную сумму. Таким образом, вы избавите себя от неприятных сюрпризов и примете необходимое решение. 

Такая элементарная причина, как не эффективная коммуникация с внедренцами также может повлиять на изменение сроков и бюджета. Обязательно убедитесь в том, что налажен контакт с представителями исполнителя, предоставлена ли им вся необходимая информация для работы. Также проконтролируйте работу сотрудников с новой системой, насколько  ответственно и эффективно они ее используют.

“Человеческий фактор” - любимая причина большинства сбоев в работе. В интересах внедренцев сделать все максимально качественно и быстро, но иногда происходят сбои в виде праздников, плохой погоды или настроения. Поэтому важно договариваться о контрольных точках процесса. Желательно разделить внедрение на отдельные этапы и контролировать выполнение, согласно графика. 

Существует масса причин для подобных ситуаций, но как правило, это всегда последствия недоработанной системы контроля и планирования. Следовательно, исключить данные последствия проекта внедрения возможно путем тщательно  контроля работы ответственных лиц и ясным пониманием конечной цели автоматизации.